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Cómo validar los números GTIN en 5 sencillos pasos

gtin

Si tus GTIN son incorrectos, tus productos serán rechazados tanto en Google Shopping como en Amazon, así como en otros canales de shopping y marketplaces. Hay cinco pasos que puedes seguir para asegurarte de que tus GTIN sean los correctos.

Hoy en día, el GTIN es el mejor identificador de un producto. La mayoría de los marketplaces y sistemas de comercio electrónico usan el GTIN para identificar sus productos (en el caso de Amazon, usa los GTIN para generar sus números únicos; ASIN). Debido a que los GTIN tienen un gran impacto en la cadena de suministro global, es de suma importancia asegurarte de que tus GTIN sean válidos.

Con tantos productos que se venden en todo el mundo y especialmente con el aumento de las compras en línea, los sistemas de comercio electrónico y las plataformas necesitan una manera inequívoca de garantizar la separación entre los diferentes productos comerciales.

 

Aquí es donde entra en juego el GTIN (Global Trade Item Number), un estándar desarrollado por la organización internacional sin ánimo de lucro GS1. Los GTIN se utilizan para identificar y diferenciar los artículos comerciales. Debido a que muchos sistemas y plataformas se apoyan en los GTIN para evaluar la unicidad de un producto, es importante poder solucionar cualquier error que pueda aparecer en tus GTIN.

Todos los GTIN son únicos a nivel mundial, y para garantizar que no haya dos artículos con el mismo GTIN, existe un estándar que ayuda a proteger contra los duplicados.

Hay cuatro tipos de GTIN: GTIN-14, GTIN-13, GTIN-12 y GTIN-8, y los rangos se asignan por país. Además, cada país asigna un rango más pequeño a las empresas y a los propietarios de productos, y, a su vez, las empresas asignan un número de este rango para cada producto. Esto garantiza que el proceso sea rápido y no haya retrasos innecesarios en la asignación del GTIN, dado el gran volumen de solicitudes.

 

Por ejemplo, el GTIN 14 se formaría de esta manera:

 

gtin 14 digitos

La forma más fácil de validar tu GTIN es mirar el código en tu producto y verificar si es el mismo que está en los registros. Si esto no es posible, aquí te contamos 5 pasos para validar tus GTIN:



1. Revisa los 14 dígitos

 

Hemos establecido que hay cuatro tipos de GTIN, dependiendo de la cantidad de dígitos que tengan: 8, 12, 13 y 14. Sin embargo, para hacer que las cosas sean lineales, todos los GTIN se expresan como un código de 14 dígitos, agregando 0 a la izquierda.

gtin-de-14-dígitos

 

Puedes encontrar el GTIN de un producto en la caja del artículo. Asegúrate de leer todos los dígitos, sin importar si algunos parecen más pequeños, o si están colocados ligeramente a los lados del código de barras.

Si encuentras el GTIN en una base de datos u otro recurso, el problema con el que te puedes encontrar es que no todas las bases de datos cumplen con los estándares GS1. En caso de recurrir a una base de datos, asegúrate de entender cómo funciona y si tiene los datos correctos. De lo contrario, pueden aparecer errores: por ejemplo, una base de datos podría solo almacenar parte de un GTIN, omitiendo el dígito de verificación.

Para el resto de este artículo, usaremos el formato de 14 dígitos para explicar cómo funciona la validación del GTIN.

 

 

2. Verifica el Prefijo GS1

 

Después de haber completado el primer paso, necesitas comenzar a validar los números que componen la secuencia. Empieza con el Prefijo GS1, que consiste de N2, N3 y N4.

Un Prefijo GS1: es básicamente un código que generalmente te ayuda a identificar en que país está registrado el fabricante. Los prefijos GS1 no identifican el país de origen de un determinado producto, únicamente el país en que la empresa/fabricante están registrados.

 

Los países más grandes tienden a tener un mayor número de GTIN; por ejemplo, los prefijos GS1 para Rusia oscilan entre 460 y 469 y los de Japón van desde 450 a 459 y de 490 a 499. También hay prefijos que no se han asignado a países, y que el GS1 se ha reservado para usar en el futuro.

 

Ya hemos cubierto cómo la validación de los prefijos GS1 funciona para GTIN-14, GTIN-13 y GTIN-12. Sin embargo, validar el Prefijo GS1 para los GTIN-8 es ligeramente diferente. Los dos o tres primeros números de un GTIN-8 representan el prefijo del país del GS1, los siguientes cuatro o cinco el código del producto y el último es el dígito de control. 

 

Un ejemplo de un GTIN-8 sería el siguiente:

EAN 8

 

 

3. Confirma el Prefijo GS1 de la compañía

 

Si el paso anterior nos ayuda a colocar al fabricante en el mapa o conectarlo a una industria, este paso nos dice quién es el fabricante. El prefijo GS1 de una compañía tiene entre 4 y 11 caracteres, y comienza desde el segundo dígito del GTIN. Cada prefijo de compañía es único y ayuda a identificar la marca a la que está asignado a lo largo de la cadena de suministro global.

¿Cómo validamos el prefijo GS1 de la compañía? Hay dos métodos disponibles:

 

  • Mediante el uso de listas de prefijos de empresas publicadas por las organizaciones miembros de GS1
  • Mediante el uso del Registro de Información Global de Grupos Electrónicos de GS1 (GEPIR).


Valida el Prefijo de la Compañía a través de listas publicadas por las organizaciones miembros de GS1

 

Algunas organizaciones miembros de GS1 publican listados completos que abarcan los prefijos que han sido asignados a otros fabricantes. Estos listados están disponibles en XML y se actualizan con frecuencia. 

Sabrás que un prefijo de una compañía es válido si los dígitos correspondientes al GTIN coinciden perfectamente con los números de una entrada de la lista. Sin embargo, si un prefijo de una compañía está dentro del rango cubierto por una lista, pero no puedes encontrar el prefijo en ninguna parte, este no es válido.

 

Valida el prefijo de la Compañía Usando GEPIR

 

GEPIR es una base de datos administrada por GS1 que contiene información de aproximadamente 1,000,000 de empresas. Podría decirse que este es el mejor de los dos métodos disponibles para validar el prefijo de una compañía, ya que GEPIR agrega datos de todas las organizaciones miembros de GS1.

En el sitio web de GEPIR, tienes la opción "Search by GTIN”. Todo lo que tienes que hacer es escribir los 14 dígitos del GTIN y elegir Ownership o Information en "Request trade item”.

 

Para encontrar información sobre el propietario del código de barras también tienes las opciones de:

 

  • Buscar por Punto Operacional (GLN)
  • Buscar por Número Seriado de Unidad de Envío (SSCC)
  • Buscar por Nombre de Empresa

 

Este sería un ejemplo de un resultado de búsqueda para un GTIN de Microsoft:

gepir-base-de-datos-formato-gtin

 

Si el prefijo de compañía es válido, los resultados de la búsqueda incluirán el nombre del fabricante y los detalles de contacto. De lo contrario, si el resultado de su búsqueda menciona “no se encontraron registros”, el prefijo de compañía probablemente no sea válido.

 

 

4. Valida el resto del GTIN

 

Los tres pasos que hemos cubierto hasta ahora nos ayudan a determinar si un GTIN está dentro del rango de los números asignados por la Oficina Global de GS1 y, además, si está o no en un rango específico asignado a una compañía miembro de GS1.

El paso actual trata de verificar la parte del GTIN que otorga el propietario del Prefijo de Compañía a un producto específico. El número puede ser el que el fabricante desee, siempre que sea único dentro de las operaciones generales de la compañía.

En este paso, validamos todos los dígitos del GTIN, a excepción del dígito de control (N 14).

 

Formato GTIN de 14 dígitos

Para validar un GTIN individual, debes confirmarlo con el propietario de la marca. Esto se debe a que GS1 no ofrece ningún método a través del cual pueda comprobar si se ha asignado un GTIN individual.

Afortunadamente, la mayoría de los fabricantes que tienen licencia GS1 ofrecen listas completas de productos a los que han asignado un GTIN. Por lo tanto, en realidad no tienes que realizar este paso siempre. Por lo general, se reserva para situaciones más especiales, donde aún no has establecido una relación con una empresa miembro de GS1, o no tienes una lista de los GTIN asignados por la organización respectiva.

 

5. Asegúrate de que el dígito de verificación sea correcto

 

El quinto y último paso es crucial. Esta parte del proceso se centra en la validación del dígito de control (N14), que se calcula como una función de los otros números que componen el GTIN.

El dígito de control es un seguro - te ayuda a protegerte contra la mayoría de los errores de entrada de datos, como errores ortográficos o permutaciones de dígitos.

Afortunadamente, GS1 te ofrece todo lo que necesitas para administrar los dígitos de control. También tienes una calculadora de dígitos de control a tu disposición, a la que puedes acceder desde aquí (en inglés). Simplemente, escribe los números que componen el GTIN (sin N14) y clica en el botón Calculate.

Alternativamente, puedes calcular el dígito de control manualmente, basado en una fórmula simple; puedes consultar esta tabla.

 

calcular-gtin-de-14-dígitos

 

Si el resultado que obtienes no coincide con N14, el GTIN no es válido y debes volver a verificarlo para asegurarte de que esté escrito correctamente.

Ahí los tienes: los 5 pasos que te permitirán validar y verificar en cualquier momento la precisión de un GTIN. Evidentemente, no es el camino más fácil que recomendamos para asignarle GTIN a tus productos, pero puedes usar estos pasos para algunas de las situaciones en las que los GTIN resultan inválidos.

 

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